DMS: Die Intention

Wie verwaltet Ihr eure Dokumente, Briefe, Schreiben, Rechnungen, Betriebskostenabrechnungen, Mahnungen, Steuerbescheide, Lohnabrechnungen und was sich sonst so im Laufe eines Lebens ansammelt?

Ich rate mal: Ihr habt irgendwo in einem Schrank einen Ordner (oder vermutlich mehrere, wenn Ihr ordentlich seid) darin befindet sich die eine oder andere Rechnung für teure Anschaffungen. Optimalerweise unterteilt mit Registern um etwas wiederzufinden. Vielleicht ja sogar noch nach Datum sortiert. Es wird immer schön oben auf geheftet.

Nun ist unser Leben einige Jahre lang (hoffe ich doch mal stark) und die rund ersten 16-17 Jahre habt ihr mit Papierkram nicht all zu viel am Hut. Denn darum kümmern sich Mama und Papa. Aber die beiden haben keine Lust das euer ganzes Leben lang zu machen (nein, wirklich nicht!).

Aber was ändert sich in dem Alter? Die meisten beginnen in dem Alter eine Ausbildung oder ein Studium. Da gibt es das eine oder andere Briefchen. Auch das eine oder andere Briefchen, dass man aufbewahren sollte. Seien es Unterlagen für Bafög & Co. oder eure ersten Gehalts- oder Lohnsteuerbescheide bzw. -abrechnungen. Das alles sind Dinge die (für eine gewisse Zeit) aufbewahrt werden sollte. (Eine gute Richtlinie aus dem Unternehmensbereich sind hier übrigens 10 Jahre).

Es bleibt also nicht bei fünf Briefen. Also was tun? Genau, man beginnt Ordner zu füllen. Wie bereits gesagt optimalerweise schön sortiert. Ich wage aber zu behaupten, dass die meisten Ihre Unterlagen nicht sortieren und auch gerne mal in Kisten oder Schubladen versauern lassen.

Ordnung braucht nur der Dumme,
das Genie beherrscht das Chaos.

Albert Einstein

So sagte eins dieser kluge Mann.

Ich war zu Anfang an meiner Zeit des „Auf den eigenen Beinen stehens“ übrigens genauso. Briefe verschwanden in unzähligen Kisten. Irgendwann konnte ich mich soweit zwingen Ordner zu führen. Das klappte sehr lange sehr gut.

Vor zirka einem halben Jahr aber stellte ich mir die Frage:

Wohin mit meinen Ordnern?

Grund dafür, war auch irgendwie der Zusammenzug mit meiner jetzigen Partnerin. Wir leben in keinem Palast und unsere Wohnung ist relativ modern eingerichtet. Ergo: Wir haben nicht viele Schränke in denen Dinge unter zu kriegen sind. Meine Ordner (und Ihre Tüten mit Dokumenten 😉 ) lagerten in unseren Bettkästen.

Grund dafür, dass ich die Papiere (die ich übrigens seit dem Einzug vor rund fünf Jahren nicht mehr benötigt oder angesehen habe), war die Suche nach Platz für Bettzeug. Ich fand also den optimalen Platz für Bettzeug im Bettkasten. Nur war er belegt von Papieren. Die meisten der Ordner habe ich wirklich seit einigen Silvesternächten nicht mehr angesehen. Gebraucht werden Sie dennoch, finden sich dort doch noch Unterlagen aus meiner Selbstständigkeit oder Unterlagen die man für Kind und Kegel irgendwann nochmal benötigt (wie eine Abstammungsurkunde, die man für eine Wohnsitzanmeldung in Berlin benötigt, das Papier ist nur wenige Tage jünger als ich es bin).

Ich stellte mir also die Frage: Was mach ich mit dem ganzen Altholz? Irgendwann stellte sich mir sogar noch eine zweite Frage: Was ist wenn ich meine wichtigsten sieben Sachen nehmen muss, weil es z.B. im Haus brennt? Was schnappt man sich da? Tasche mit Schlüssel und Portemonnaie, ne Jacke, vielleicht noch das Haustier, in meinem Fall meine Laptoptasche und selbstverständlich: Das Frauchen, das friedlich unter der Decke schläft. In einer Paniksituation wäre das schon ziemlich strukturiert. Aber wie schaut es dann mit den in dem Moment unwichtigen Dingen aus? Ich würde garantiert nicht dran denken meinen Ordner mit Dokumenten „Persönliches“ mitzuschleppen.

Die Intention war geboren!

Ich hatte nun also zwei Gründe, meine Dokumente zu sichern. Unabhängig vom Ort des Lebens um lokale Havarien und Unglücke etwas zu entkräften und ich wollte dringend (physikalischen) Platz schaffen.

Schauen wir doch mal, was es da so gibt:

Schon während meiner Ausbildungszeit wurde uns der Umgang mit ERP Systemen bekannt gemacht.

Zur Info: Ein ERP System ist eigentlich für die Warenwirtschaft gedacht. Sprich: Man erstellt Angebote, kann Lieferungen fertigen, man weiß was sich im Lager befindet, Rechnungen werden erstellt uswusf. Zu einem ERP System gehört aber auch ein Dokumentenmanagement für Unterlagen der alltäglichen Unternehmung.

Ich schaute mich also um, was der Markt so zu bieten hat. Von der Funktion her, gab es viele DM-Systeme, die einen mehr als nur erschlagen und die Hersteller sich überschlagen.

Überschlagend waren auch die Preise. Von Einmalkäufen im 1.000er Euro Bereich bishin zu Abos die nach Anzahl der Nutzer und Dokumente oder den Speicherplatz abgerechnet werden war alles dabei.

Ich wollte aber sparen: Zeit und Platz und natürlich auch Geld. Also kam mir der Gedanke:

Mach’s dir selbst!

(Nein, nicht auf die Art, Ihr Ferkel!) Ich habe vor rund 10 Jahren angefangen mit der „Programmierung“ (In Anführungszeichen, weil es eigentlich eine Skriptsprache ist) in PHP, MySQL, HTML und all dem was da sonst noch so dranhängt. Das eine oder andere Projekt habe ich hier auch schon gut umgesetzt, was mir viel Zeit im Leben gespart hat.

Kurz zu erwähnen sei da zum Beispiel mein Berichtsheft für die Ausbildungszeit. Ich gehörte noch zu den Auszubildenden, die ein schriftliches Berichtsheft führen durften (jeder der die Ausbildungszeit hinter sich hat, weiß: Das ist das letzte an was ein Azubi denkt und worauf er bock hat). Also entwickelte ich mir eine kleine Anwendung, die meine alltäglichen Aufgaben durch einen zufälligen Algorithmus in ein Berichtsheft umwandelte. Mein Ausbilder musste nur noch unterzeichnen.
(Darf ich gar nicht zu laut sagen an der Stelle)

Also begann ich mit der Planung, mir mein eigenes Dokumentenmanagement zu entwickeln.

Weiter gehts hier: Dokumentenmanagement: Der Plan

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